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管理七诫-第27章

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的能力、特点等不完全了解,或者对完成某项工作所需的权力无先例可参考时,就可采取见机行事、逐步授权的方法。如先用“助理”、“代理”职务等非授权形式,试用一段时间,以便对下级继续深入考察。当下属适合授权的条件时,领导才授予他们必要的权力。领导这种稳妥的授权方法,并非要权责脱节,而最终是要使两者相吻合。

  7.引导授权

  领导在给下属授权时,不仅要充分肯定下属行使权力的优点或长处,以充分激发其积极性,而且也要指出他的缺点或问题,希望其在工作中克服和避免。同时还要进行适当的引导,防止其行为偏离部门工作目标。但这并不是横加干涉,而是支持下级工作,帮助解决问题,特别是在下属发生工作失误时,领导更应当善于引导,帮助其纠正失误,绝不能施加压力,或恶意苛求。当然,领导发现下属确实不能履行权力时,就要采取果断措施,或收回权力,或派人接管,避免遭受更大的损失。

  □授权后还要有效控制

  在充分授权之后,领导者想进行有效的控制,可采用如下几点技巧:

  1.命令追踪

  有些领导在授权之后,常常忘记自己发出的指令。对于已发出的命令进行追踪是确保命令顺利执行的最有效方法之一,是成功领导者经常采用的控制手段。

  命令追踪的方式有两种:

  第一种:领导在发布授权指令后的一定时期,亲自观察命令执行的状况;

  第二种:领导在发布授权指令的同时与下属商定,命令下达后,下属应当定期呈报命令执行状况的说明。

  在进行命令追踪时,领导者必须首先明确,他追踪的目的在于:

  (1)控制命令是否按原定的计划执行。

  (2)考虑有无足以妨碍命令贯彻的意外情况出现。

  (3)考核下属执行命令的效率。

  (4)反思、检讨领导本人下达命令的技巧,以便下次改进命令下达的方式。

  基于这样的目的,高明的领导者在命令追踪中,就不会像个“老讨厌鬼”一样只注意细节,他的目光会集中于:

  (1)下属所履行任务的质与量

  (2)工作进度

  (3)工作态度

  (4)下属是否有发挥创造性的余地

  (5)命令是否是合适的,有无必要对命令本身作出修正,或下达命令取而代之

  (6)下属是否确切地了解命令的含义,并按命令的精神完成任务

  2.有效的反馈

  有效的反馈需要把握如下要点:

  (1)反馈应具体化而非一般化。

  对下属一般化行为的笼统评价常常缺乏说服力,如果你确实要评价下属工作团队的工作态度,你应拿到考勤单,说明下属员工过于散漫,而且这种工作态度对工作业绩确实产生了不良的后果。

  (2)反馈依赖数据说话

  不要在“事实”上与下属发生争执,如果你认为工作进展“很糟糕”,而下属认为工作进展“还不太坏”,这将是最糟糕的事情。你要到财务部门、考勤部门、销售部门等地方获取能够用于证明工作进展情况的数据。

  (3)反馈要针对事件而不是针对人

  作为领导,当你发现你把一件重要的工作交给下属去负责,而他把事件弄得很糟糕时,你的气愤可想而知。但是,对于工作来说,责备人于事无补。何况应冷静地想一下,或许把全部过错归在下属头上并非完全地公平,或许事情还没到不可挽回的地步。就事件本身把你的不满告知下属,共同探讨补救的措施,这样做,更像一位高明冷静的领导的做事方式。

  (4)把握反馈的良机

  距离发现下属工作中的问题已经一个多星期了,领导这才把下属叫到办公室,告诉他自己的意见是什么,这显然并非完全合适,因为这时,下属已经着手进入工作的下一个阶段,他不得不退回来,对一个星期之前的工作进行改进,下属会感到厌烦,即使你的反馈是正确的,它被完全接纳的可能性却降低了。相反,如果你对下属工作中可能存在的问题刚刚有所察觉,却尚未获取足够的信息证明这种察觉确有实据,这时急于反馈同样也是不明智的。反馈的最佳时机显然是这样一个时刻:你拥有充分理由证明你的观点、你足够冷静、下属正在思考这一问题,这时的反馈常常能取得最佳效果。

  (5)反馈是确定的、清楚的、可被准确理解的

  许多领导把反馈变成了抱怨,似乎缺乏一个主题,他的不满好像有很多,涉及到下属工作的许多方面,而每个方面又谈得很模糊,下属努力听清领导说的每一个词,却并不理解领导的确切意思。下属沮丧地走出领导的办公室时,他一点儿也不知道,有什么事情需要他去改进。

  3.监督进度

  授权使你的控制发生了微妙的变化,因为授权,你对工作及局面的控制实际上是退后了,这反而使控制在授权中的地位得以凸显,你必须使自己的控制技巧更加的高明,才不至于使工作陷入失控状态;同时,因为授权,你得以从具体烦琐的事务性工作中腾出时间来,其中的一部分将被用来监督委派出去的工作,这几乎成为你对这些工作负责的惟一有效的形式。

  一个有效的授权应是领导根据授权,对自己的控制技术作细致的挑选和改造,以适应授权这种特殊的管理形式。照搬一般性的控制技术,往往适得其反。

  授权中的控制技术包含:

  (1)监督工作进展,尽量避免干涉下属的具体工作。

  (2)以适当的方式提醒或提出意见。

  (3)确认绩效,兑现奖惩。对于出色的工作要给予充分的鼓励,对于不足提出意见。精神推动如果结合物质奖惩,效果会更好。

  (4)全局统御。

  如果通过授权的方式,在相对轻松的工作压力下,仍然握有部门全局的大权,不至于“大权旁落”,那么,授权无疑是一种令人满意的选择。而实际上,授权把领导们从具体事务中解放出来,使他们有更多的时间和精力思考全局的问题,他们往往比事事躬亲时更能统御全局。

  有效的全局统御会在三个层面上进行:

  (1)对组织的控制高明的领导常常采用纵向划线、横向划格的管理模式来实现组织控制。纵向划线即界定各部门对上、下的权限;横向划格即界定下级各部门之间的权限。这种界定的结果是:各部门在宏观上纳入自己的控制轨道,在整体规定的线路上按部运行,在微观上使他们在划出的方格内充分享受自己的权利,灵活有效地运转。使各部门处于自己指挥之中,不能成为指挥不动的独立王国。

  (2)对工作控制领导对工作的控制表现为静态和动态控制。静态控制是对工作目标、工作计划、规章制度的制定做到心中有数;动态控制是在工作过程中,为预防和纠正失误、偏差而采取的指挥、调整和协调手段。

  (3)对员工的控制领导们往往对控制“人”感到头疼,在对人的控制中,更显示出领导们“方法与艺术结合”的能力。除了选择好控制时机,最重要的是控制程度的把握。对员工的控制既要坚决果断,又要防止粗暴武断;既要讲求时效,又要防止操之过急;既要反应灵敏,又要防止“神经过敏”,高明的领导会懂得在“过”与“不及”之间寻找最恰当的点。

  □掌握集权与分权的原则

  集权是权力的上移,分权是权力的下移。无论是上移还是下移都要适度,绝对的、无限的上移就是家长制、专制和独裁;绝对的、无限的下移就是分散主义、极端民主化。所以集权要合理,分权要适度,不能过度,也不能不足。

  领导既不能全权独揽、事必躬亲,又不能大权旁落、无所用心。如何才能不走这两个极端呢?那就是分散与集中要适度。即领导在权力分配时,既要保证各下级能有充分的权力,尽职尽责做好工作,又要保证自己在整体上的把握和宏观上的调控。随着社会事业的发展和变化,领导活动也日趋复杂多变,领导只有充分发挥自己的聪明才智,总结以往的经验和教训,才能针对各种情况采取适度的分散和集中。

  总之,科学分权具有一定的模糊性、多变性和创造性,甚至还具有时效性和区域性。同时,它也是领导在实施管理活动过程中所表现出来的学识、胆略、技术和创造性思维的总和,它是领导总体水平和能力的一种标志。

  1.层级幅度合理原则

  任何一个领导的精力、体力、能力和时间都是有限的,他能领导多少下属,是受有限的数目制约的。实际管理中的数目应当是多少呢?英国的管理学家厄威克认为不应超过五六人。

  厄威克还指出:“一个人如果直接领导两个人共同工作,按排列组合计算,他就要协调处理六种关系;如果直接领导12个人共同工作,他需要协调处理的关系总数目将是24708个,这是任何一个人都不可能胜任的工作量。”一般来说有这样一个规律,即领导直接领导的下属数目若按算术级数增长,其需要协调处理的关系总和会按几何级数增长。

  美国管理学家古利克在这个问题上的看法与厄威克不同,他采取较为灵活的态度,并没有对直属下级的人数加以硬性规定,而是试图确定一些影响最佳控制幅度的因素。一般说来,实际工作中影响有效管理幅度的因素很多。如果领导个人素质好、有参谋人员协助,下级领导能力强、经验多,且工作、规范、对直接领导的下级的考核制度、办法和控制手段比较健全等等,领导的管理幅度就大,在进行权力分配时就可以减少领导层次,并且同样能实现有效的领导;如果管理幅度小,领导在进行权力分配时就要通过增加领导
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