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从员工到总经理的成长笔记:自慢-第14章

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  这其中还有机会把书面的文字数据,进一步整理成图解式的表述形式,那么对自己,对其他人,都会更具有说服力,也更一目了然,绝对会加速讨论、沟通与达成共识。

  或许有人会说,写下来这是多么繁复的过程,我只是表达意见而已,有必要这么麻烦吗?我要说:第一,经过〃写下来〃这个步骤,其实是一项训练,只要你养成习惯,绝不繁复,可以很快完成;第二,〃写下来〃这件事其实更是一种工作态度,代表你的慎始敬终、严谨小心,绝对有助于你在之前〃想清楚〃,在之后〃说明白〃,这是一个关键步骤,绝不能省。

第40节:第三章:自慢的专业方法(3)


  更何况,未来的数字时代,留下记录,留下档案,更是不可或缺的习惯,应该训练自己闭上嘴巴,除非你事先已经写下来。

  ■后 记

  语言是沟通的工具,文字是记录存证的工具,而文字化的过程,又可以让思考彻底沉淀,善于使用文字的人,通常是深沉而严谨的。

  在我的工作档案中,留存了无数的文字记录,各种计划、企划书、文章、便条,这其实也充满了回忆。

  27有做、做完、做对、做好

  为什么做完了所有的事,却达不成原来期待的目标,结果和自己的想象不一样呢?

  仔细拆解工作的四个层次:有做、做完、做对、做好,就不难找到问题的症结。

  在每个月都要做的检讨会中,有一个杂志团队营运出现了问题,我仔细检视了他们的产品,我直觉地感受到,他们并没有真正了解读者的需要,产品因而也就没能真正满足读者。于是我尝试建议:定位应如何调整,内容选题应如何修正。没想到这个单位主管竟告诉我,他们就是这样想,也是这样在工作。

  我十分纳闷,这本杂志的内容,跟我所说的方向明明差距很大,怎么会一样呢?仔细分析,我终于了解:这是执行面的落差所造成。因为他们的定位大致是对的,但理解不深刻,工作的落差很大,所想的和所做的完全不对称,以至于结果完全不一样。

  严格来说,工作有四个层次:有做、做完、做对、做好。如果事情很简单,流程很清楚,工作有做就等于做完,甚至就等于做对、做好。如下班要关灯这件事,只要有做,就是做对、做好,四个层次没差别。但大多数工作并不是这么简单,以办公室的电话总机为例,有做、做完、做对、做好完全不一样。因此人人都在做总机,但每个人都不一样,你很容易辨认谁是好总机,谁是坏总机,而他们的工作成果,也反映了整个公司的严谨程度。

  〃有做〃与〃做完〃的差异是具象而明确的。由于许多工作的步骤复杂,有做不等于做完,因此公司管理为什么会讲究流程标准化,会追逐最佳实务,这都是要让每一项工作,不论谁做、不论什么时候做,每一次都确定有做,而且做完,并期待得到一样的结果。

  〃做对〃与〃做好〃则是质量的差异,不容易用过程来检验,而是看结果是否达到我们预期的目标,如果没有达成预期的目标,就是没有做对,也没有做好!

  以前面的杂志团队为例,他们的定位没错、方向没错,也编出一本刊物,这是有做,也做完;但读者不认同,这是没做对,也没做好。当我再仔细检查,更有趣的事情出现了,有许多内容吻合定位,选题是对的;但仔细看,不是无病呻吟,内容没搔着痒处,就是一笔带过,轻描淡写。这就是典型的没有做对、没有做好。

  〃有做、做完〃是表面的层次,比较容易完成,当大家水平都不高时,做了就是好的。但当整个社会成熟了之后,竞争激烈,那讲究的就不只是做了没,更要求要〃做对、做好〃。每一次看日本的电视节目,处处表现出一个高度成熟社会,每一件事都要做到极致的精神,每一个工作者都要花一辈子去追逐一件事。他们的敬业、他们的研究精神、他们对客户的态度,我可以感受到那是一个追逐〃做对、做好、做极致〃的社会,每一个人、每一种工作都在追逐〃达人〃的境界。

第41节:第三章:自慢的专业方法(4)


  我几乎可以确认,目前台湾社会的水平,只在〃有做、做完〃的层次,离〃做对、做好〃还差得很远。每一个人、每一种工作,都应该仔细想一想,还有多大的成长空间。

  ■后 记

  有一个读者问我,有做、做完比较容易检查,但做对、做好要怎么检查呢?

  这是一个有趣的问题,有做与做完是数量层次;而做对、做好是质量层次,不容易从表面去观察,需要更进一步的测量方法。而且做对、做好通常是相关人的感受来决定,所谓的〃客户满意度〃通常指的就是是否做对、做好。从使用者及被服务者身上观察他们的反应,就可以找到答案。

  28工作的加法逻辑

  正确精准地完成工作,工作会做完一件少一件,但不正确精准地做事,工作会越做越多,因为要花更大的精力去弥补错误。

  这是一个忙碌的社会,每个人都像走马灯一般,和工作奋战,和时间奋战,用生命去换取成果与金钱,缺乏停歇与思考的空间。

  因为工作做不完,因为想做的事太多,因此就急急忙忙、匆匆促促完成每一件事,求的就是更快、更好的成果。

  问题是,这样急就章的工作循环,真能得到你所想要的成果吗?答案是否定的,因为这样会陷入工作越做越多的加法逻辑。

  理论上,工作是做完一件,少一件,扣除新产生的任务或工作不算,如果你有五件工作,做完一件,剩四件;做完两件,剩三件,这是正确的工作方式,所产生的是良性循环减法逻辑,工作越做越少。

  可是,大多数紧张、忙碌,像走马灯一般的工作者,陷入的是工作的恶性循环工作的加法逻辑。

  我曾经要秘书寄出两封问候函,分别给两位洽谈中的合作伙伴,因为我正要在这两家同性质的公司中,决定一家合作。很不幸的,我的秘书,把两封信装反了,其后果可想而知,当他们知道我脚踏两条船,都在进行合作评估时,就没有人理我了。不管我和我的秘书再怎么解释、说明都没有用。

  事后,我们检讨为何会发生这样的悲剧?理由是秘书太忙了,每天堆积如山的工作,让她喘不过气来,让她只能匆忙地处理,让她无法小心谨慎地做好每一件事,结果是,每做完一件事,可能因为错误,而多增加了两件善后处理的事。工作就像孙悟空的头,砍掉一个长出两个,越砍越多,越长越多。

  我们得到一个教训,工作再多、再忙,都要小心、谨慎,仔细地做好每一件事,工作的良性循环才会出现,做完一件少一件。否则我们就会陷入工作的恶性循环加法逻辑,做完一件多两件。

  现代的企业管理,讲究的是标准化的工作流程、最佳化的实务典范(best practice),其实要求的也就是精准地、有效率地完成每一个工作步骤,也就是要求把每一项工作,做到最好、做到完美,讲究的是质的提升,而不是量的追求。

  工作者也是如此,对付忙碌的工作,讲究的也是质的完美,要养成好的工作习惯,一步步仔细地完成每一件事,宁可慢,不要错,这才会回到工作的正轨,做完一件少一件的减法逻辑。

第42节:第三章:自慢的专业方法(5)


  ■后 记

  这是一个讲求速度的世界,要用最短的时间完成最多的事,工作的加法逻辑事情越做越多,就是追逐速度的后遗症。

  〃贪多〃、〃贪心〃也是原因之一,因为期待太大,让自己有过多的负担,以至于忙不过来,而牺牲了质量,有时候放慢脚步是必要的。

  29准时是经营的原点

  秘鲁人因全国都不准时,不得不举办全国对时仪式,希望从此能养成守时的习惯。对个人而言,守时是修养、是礼貌;对公司而言,准时是纪律、是竞争力、是效率,绝不可等闲视之。

  日本7…ELEVEN会长铃木敏文在他的零售巨著《7…ELEVEN零售圣经》中,特别指出零售的基本成功秘诀之一是清洁维护,这是多么不像道理的道理,可说是一点学问也没有。但是这么普通的常识,却是7…ELEVEN成功的关键,实在发人深省。

  企业经营也有类似的状况,〃准时〃是人人都知道的原则,但是这也是高效率经营与成功的关键。

  每一个公司都有计划,每个计划也都会有时间表,问题是有多少人能精准地按时间表执行?哪一个计划不是有太多的变量与意外,最后所有的时间表都只是仅供参考,而大多数人也都对〃不准时〃习以为常,从来也不知道〃准时〃是高效率与成功经营企业的关键。

  长期的媒体工作,让我养成谨守〃dead line〃的习惯,因为刊物要准时与读者见面,不论发生任何的意外,都要能被管理与补救,与读者见面的时间不能延误。这个习惯也很自然地被我运用到公司管理上,刚开始这只是经验的延续,并不知其中的奥妙,但长期下来,我确认〃准时〃是一切经营的基本道理,也是效率与质量的关键。

  首先为了〃准时〃,你就要有能力管理意外与变动,而要管理意外与变动,就要设定足够应变的时间,并进行绵密的管理,并且要事先设定好意外的替代方案。而如果能提前准备,并绵密管理,当意外不出现时,你就会有多余的时间,精雕细琢每一个细致的工作环节;当你精雕细琢每一个工作环节与流程时,消极的你会把错误降到最低,积极的你会把工作的质量提升到最高。如果这样,公司的营运一定会较过去大幅提升,这就是我体会出来的〃准时〃是一切经营的原点的道理。

  没有学问,人人皆知,但是很少人真正做到,这也就回应了企业经营〃没有Magic
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