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以下介绍一种安排工作的方法。
首先将一天应做的工作全部写在笔记簿上，如果前一天有未完成的工作，当然也要加上去。写完之后，再从头到尾仔细看一次，并决定出工作顺序。
但是排定的工作并不是一成不变的，一边做的时候可以一边修改。
例如，假设中午有一个约会，不一定要先吃过饭再去碰面，可以和对方相约一起吃饭，边吃边谈事情。
这样就可以同时做两件事，多出来的时间可以用来做别的事情。
（八）将工作分类
所有的工作应先分类为“只有自己才能完成的工作”和“他人也可替代的工作”。
在安排工作的先后顺序时，一定要紧紧记住这个原则：只有自己能胜任的工作委托给他人，或者可以交付他人的工作由自己亲手来做，都是一种损失，工作效率也会因此而无法提高。
如果是主管级的人可能会拥有私人秘书，帮助整理一些非常繁琐的工作，也就能更有效地运用时间。但是一般职员请不起秘书，只好将工作委托给部下、同事，或家人来代劳。
剪报、整理档案之类的工作连小孩子都会做，尽可能交给别人，自己应该做更重要的工作。
（九）事前的热身工作最好能与工作本身有关
为了使一天的工作能顺利地进行，无论如何一定要先做好事前的热身工作。
有的人喜欢在工作前先看一遍当天的报纸，这也算是一种热身工作。
但是，倘若事前的热身工作与工作之间有着密不可分的关系，往往会对工作有帮助。在有限的时间之内，为了使工作的进行更有效率，最好是尽可能早一点进入工作状况。
例如，一大叠非读不可的会议记录摆在眼前时，不妨先看一遍目录。
如此一来，在实际开始阅读正文时，效率一定会大大地提高。
如果该做的工作太多，不知从何下手才好时，先将工作逐条列于纸上，然后再来仔细挑选。
（十）需要对方尽快回应的工作最先处理
每天早上，开始上班的第一件工作最好是先整理需要对方回应的事，早一点联络以防对方回应太迟。
早上联络的事情，往往到中午才有回应；倘若中午才联络的事情，恐怕要拖到第二天才有回应了。虽然只差二、三小时，往往却迟了一整天。
为了防范这个损失，联络工作就变成一天之中最重要的事项了。
另一件事情是指示要委托部下的工作。
如果忘了指示就开始自己的工作，等到察觉时再说，部下一定会认为这是不重要，而且不急的工作。为了避免因此而造成太大的损失，上班之后应该立刻进行指示工作。
先决定好哪些工作是要委托别人的，然后再来安排自己的工作的先后顺序，有效而灵活地运用时间。
（十一）事情委托他人时应说明做法及意图
旧式的管理方法注重权威，上司在对部下发号施令的时候往往只说：“你去做××吧！”省略了前后的说明。这种做法很难传达命令的意图，因此很容易出错，产生令人不满意的结果。在委托别人帮忙时，一定要将做法和意图说明清楚。
例如，请秘书代为购买飞机票时，不要说：“请买某月某日某时到纽约的机票。”最好改说：“我想要在某月某日某时某分抵达纽约某饭店，请你帮我买一张机票。”前者说法万一那一班机客满，秘书买不到机票，也只好无功而退了。但是后者将意图表达得非常清楚，即使没有最恰当的班机，他也可以非常有弹性地购买前一班机的机票。如此将目的和意图说明清楚，可以减少失误，并且增加效率。
（十二）若希望尽早获得工作报告应事先说明
现在不只是“等待指示型”的人很多，“等待催促型”的人更多。
如果将工作交代清楚之后，就静待结果的人，始终是等不到部属的工作报告，开始加以催促之后，所得到的答案竟是“我还没开始呢！”或者是“我以为这件事不急。”虽然延迟报告是不对的，但是指示者也有不当之处。
为了防止这种“失误”再度发生，尽早知道工作结果，在交待工作时应先说明清楚，如此一来，部下也非常希望将工作早一点结束，可以向上司报告工作结果，就不用再苦苦地焦急等待了。
只差短短的一两句话，就可以节省时间，提高工作效率。
精疲力竭的时候是难以妥善处理事情的。
约会则安排在下午比较恰当。
通常与人约会要比在办公桌上办公少花一点头脑，不太容易疲倦。
看过的信件就登记在人事资料之中，例如收到搬家、更换地址、结婚、生日、死亡通知等，告知各种变化的信件时，都应转记于人事资料之中。
这些信件虽然看过了，但不应立即丢弃，最好能放在一个固定的地方，保存一定的期限之后再丢弃。
如果立刻将原始资料丢弃，一旦发生事实误差或转让错误时，想要确认就非常困难了。
整理信件无论是在家里、或在办公室，脚边最好先放一个废纸篓，不要的东西随手就丢，可以省去再检查一次的时间。
四 敢于说“不”
若要集中精力于紧急的要务，就得排除次要事务的牵绊，此时需要有说“不”的勇气。
有位夫人曾被选为社区活动的主席，可是既放不下许多更重要的事，又不好意思拒绝，只好勉为其难地接受。后来她请一位好友接下这个担子，对方却委婉拒绝了。这位夫人大失所望地说：“但愿我也能拒绝。”这并不是说社区活动或社会服务不重要，而是人各有志，各有优先事务。
必要时，应该不卑不亢的拒绝别人，在急迫与重要之间取舍。
麦考梅克任职大学时，曾聘用了一位极有才华又独立自主的撰稿员。有一天，麦考梅克有件急事想拜托他。
他说：“你要我做什么都可以，不过请先了解目前的状况。”他指着墙壁上的工作计划表，显示超过20 个计划正在进行，这都是早已安排下来的。
然后他说：“这件急事至少占去几天时间，你希望我放下或取消哪个计划来空出时间？”他的工作效率一流，这也是为什么一有急事麦考梅克就会找上他的原因。但麦考梅克无法要求他放下手边的工作，因为比较起来，正在进行的计划更为重要，麦考梅克只有另请高明了。
麦考梅克训练课程十分强调分辨轻重缓急以及按部就班行事。他常问受训人员，你的缺点究竟在于以下三种情况中的哪一种：
（一）无法辨别事情重要与否；
（二）无力或不愿有条不紊地行事；
（三）缺乏坚持以上原则的自制力。
答案多半是缺乏自制力。事实上，却不是这样，而是“确立目标”的功夫还不到家，而且不能由衷接受“事有轻重缓急”的观念，自然就容易半途而废。
这种人十分普遍，他们能够掌握重点，也有足够的自制力，却不是以原则为生活重心，又缺乏个人使命宣言。由于欠缺适当的指引，他们不知究竟所为何来。
五 就寝时间的使用方法
（一）不可剥夺睡眠时间
经常听人夸口说：“我可以通宵熬夜，一、两天不睡也无所谓。”这句话令人感到怀疑，当然不是怀疑能不能通宵熬夜的问题，值得怀疑的是他真的“无所谓”吗？通宵熬夜是很多人都有过的经验，但是，到底有多少人第二天还能用相同的精力来工作呢？结果必然是效率一落千丈。
中学生在准备联考时，常常会减少睡眠时间，结果读书效率反而降低；因为一直没睡好，大脑昏昏沉沉，平常只需要四个小时就可以全部做完的数学习题，变成得花六个小时了。原以为可以节省睡眠时间，没想到却反而浪费了第二天的时间。
长距离赛跑，尤其是马拉松跑，最重要的是速度的分配。如果想要在希望的时间跑完全程，不可以靠一时的冲动跑得太快，必须控制自己，守着一定的规律，按部就班地向前跑。
对于我们每天持续不断的工作或学习，很少会在短程内就看得见目标，重要的是要依照自己的速度，循序渐进地努力。如果跑得太快，损害了健康反而会使速度降低。
所以，即使工作再忙碌，也不能任意剥夺睡眠时间。以长远的眼光来看，这是最具效率的好方法。
（二）将心事用笔写出来
夜晚睡觉的时候，将电灯关掉之后，各式各样的想法会一一浮现在脑海中。如果这是在白天就已经察觉的事情的话，反复浮现在脑海中，就会使人难以成眠。
例如，想到白天被上司斥责的事情，想到明天必须安排一项会议，突然间着急、不安都会蜂拥而来。这样的经验每一个人都曾有过。
一旦这样的念头占据了心头，想挥都挥不走了。
这时最好试着将问题理出一个头绪。
到底烦恼在哪里？例如，白天受到上司斥责的话，究竟错在哪里？如果为明天的会议感到不安的话，其原因何在？将问题或理由简单罗列出来，即使当场无法想出具体的解决方法，至少也使问题客观化了，会比较放心些，然后将解决方案交由意识去思考就可以了。如果这个时候能发现具体的方法，当然是最好的。
但是，这个方法发现了之后，最好立刻写下来。写下除了备忘之外，同时也是叫自己不要再去想它了。将处理方法记录下来，如果安心感由此产生的话，就不要再胡思乱想，而扰乱了睡眠。最好能一觉到天亮，醒来之后以全副精神去面对一天的工作。
不只是挂心的事情突然想出好方法之后，要立刻提笔记录下来，想到别的事情时也应该记录，所以身旁最好摆着备忘用具。
就寝前的状态是最适合思考的。但是为了不影响睡眠，在忘记之前先记录下来，记录了之后就立刻将它抛到脑后，安心地休息。这是最有效率的方法。
（三）利用睡眠学习机来学习
一般人总认为学习外语就是要上外语补习班，或者用心制造单字卡；其实这些方法只会让人觉得枯燥乏