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一生的计划行动手册-第8章

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(二)规划时间  提高工作效率
  〈一〉规划时间的基本步骤
  面对堆积如山或突如其来的任务事项,你会常常一筹莫展。现在请你尝试下面的方法。
  第一步,罗列出需完成事项的清单
  第二步,估计各事项需要耗费的时间
  第三步,按照60:40规划的原则,将计划性与灵活性相结合
  即:计划安排工作时间不要超过60%,要留出40%的机动时间来处理不期而遇的事情。
  第四步,决定事项的优先,删减或安排他人。(见艾森豪威尔法则)
  第五步,事后检视。
  一般情况下,计划难免不能如期实现,因此,需要及时分析,找出原因,并把没有完成的事项安排到下一计划日。
  
  〈二〉时间管理的基本原则
  在按照上述时间规划步骤制定计划时,请将以下一些时间管理的基本原则应用其中。
  ① 艾森豪威尔原则
  美国将军艾森豪威尔提出的简单实用原则,可以帮助你有效克服每日或每周的混乱,以便正确区分事项类型,决定事项的优先顺序,是否安排他人或删减。
  
重要性

不需要立即处理
需要立即处理


B
A
非常重要

D
C
不太重要

时 间 紧 迫 程 度
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  如图示,根据事情的重要性和时间紧要程度,来划分事情类型。
    A。 重要,需尽快处理——优先
    B。 重要,不需尽快处理——可暂缓,但需要加以足够的重视
    C。 不太重要,需尽快处理——是否安排他人
    D。 不太重要,不需要尽快处理——是否删减委派他人,或推迟
  
  ② 计划性与灵活性原则
  我们常常感叹“计划赶不上变化”,从而对时间管理产生疑虑。科学求实的时间管理应该是计划性与灵活性的体现。
  ·日常行动计划——60%左右
  ·不期而至的或突发性的等计划外的行动——40%左右
  在实际工作生活中,请根据你个人活动特点和时间利用状况来对时间分配做出更精确的安排。即可能是“80:20”原则,或“55:45”原则。
  
  ③ 个人生理曲线与工作方式
  每个人的精力在一天之内有一定的节奏性,决定了每人一天精力的高峰与低谷。有的属“早起型”,有的则是“晚睡型”。因此,有必要根据每人的生理曲线,来确定个人的工作方式特点,从而制定高效率的实践计划。
  你的水平发挥取决于精力充沛与否,你需要了解自己的工作绩效曲线来制定时间计划。尽量将精力高峰时间安排做重要的事情,并注意在低谷时间安排适当休息。
  
  ④ 日干扰曲线与工作方式
  在前面个人时间利用记录中,你可能已经意识到了在许多工作时段,存在着被同事、公司、下属或其他人反复打断和中途干扰的情况,从而直接影响到工作效率。
  除了掌握一些对抗干扰的技巧方法如学会断然拒绝术、适当的身体语言等等外,最现实的一种方法就是反向工作。即尊重同事、公司、下属或其他人的工作习惯,尽量把主要的重要的事项安排在干扰最少的时段。
  请试着从个人时间记录中,着手绘制你本人的日干扰曲线。根据日干扰曲线来有效地规避干扰的“风险”。
  
  ⑤ 帕雷托时间原则
  意大利经济学家帕雷托(Pareto 1843—1923),提出在一个团队或一群人中,少部分人较大部分人创造出更多价值。即“80:20”原则。
  在实践中,我们经常看到:
  20% 的客户带来80% 的销售额
  80% 的客户带来20% 的销售额
  20% 的销售人员产生80% 的业绩
  80% 的销售人员产生20% 的业绩
  在时间管理中:
  20% 的工作时间产生80% 的成效
  80% 的工作时间产生20% 的成效
  结论:
  ·优先解决少数重要事项,然后解决占多数的次要事项
  ·尽量安排个人效率高峰时间段来处理少数重点事项
  ·尽量安排日干扰曲线小的时段来处理少数重点事项
  
(三)用时间管理工具来管理时间
  到目前为止,仅仅有时间管理观念和时间规划是不够的,你还需要一种工具来帮助你实施规划。
  许多人用过记事本,或是称作效率手册的带日历的记事本。但是这类记事本仅仅帮助记忆某年某月某日做的事情,没有从时间管理角度设计相应的表格样式,而不能真正成为时间规划的一个载体,一种工具。
  为了将你的时间管理观念和时间规划真正付诸于行动,建议使用效率手册——重要的必需的管理时间的工具。
  
  〈一〉效率手册是什么?
  真正意义上的效率手册是指集中夹放统一规格纸张,并有意识归类的活页本。也有功能相同的电子版的效率手册。(在这里,以活页本为例)
  效率手册是集日历、日记、记录、制定目标、规划时间、帮助记忆、记录地址、参考书思维卡片和检查工具为一体的灵活的时间管理体系。它是保证实施高效时间管理的重要的必需工具。
  借助于效率手册,一切尽在掌握之中。不仅能把握所有短期或长期约会时间,而且始终对各种安排、计划和设想了如指掌。
  效率手册能有效地把个人各个时期的重要活动、时间安排、信息资料和目标想法等保存下来,形成完整的个人档案。
  
  〈二〉效率手册的结构
  目前国内真正意义上的效率手册还几乎没有。欧美一些专门机构生产的效率手册基本设计理念大致相同,但在具体表格模式等方面各有特色。
  在这里,以连续七年获得世界时间管理方面权威奖项的时间管理权威机构——德国Tempus公司生产的效率手册来做一些简单介绍。
  
  ① 时间规划部分
  除了活页年历以外,有每月、每周和每日计划的格式纸张,它们之间插有索引,可以把它们装订在一起。
  日历中能找到随后数月或数周的事项提示页,这些提示页使事项安排、目标和约会时间等的设定转移变得容易。
  配有当日(红色)、优先事项(绿色)、约会(蓝色)三种标签,方便你对这些重要计划安排的快速查阅。
  
  ② 职业和个人资料部分
  Tempus的效率手册备有包括工作和生活等方面的各种表格式样供你选择。方便你用简短紧凑的形式,尽可能把重要的职业和个人资料记录在效率手册上,随身携带,并加以保存。
  例如,工作方面表格样式目录:
  项目规划、会议安排、内容记录、销售表格、客户资料、商务旅行、费用清单、电话记录、问题解决方案等等。
  个人生活方面表格样式目录:
  旅行计划、预算计划、购物、健身、清洁房屋、三餐安排、生日、庆典、个人爱好、付款明细表等。
  
  ③ 通讯地址和电话号码
  
  ④封皮套
  各种质地样式的封皮,内有封口袋、透明袋等可以存放有效支票、信用卡、身份证、名片或手机等。
  
  行动:
  □  你是否感到你的时间总是不够?
  
  □  写下你自己的时间管理现状评估
  
  □  哪些方面你在时间管理上做得不够好?
  
  □  采取一些什么措施改善你的不足?
  
  □  在你工作时,你的注意力是否集中?
  
  □  如果不集中,是什么影响了你的注意力?
  
  □  写下你个人在一天中精力最充沛的时间段
  
  □  用艾森豪威尔原则来划分一下你目前的工作
  
  平衡生活的七项修炼是一门独特的课程,它的每一项修炼成功都带给你一种力量。在你往成功方向行进时,刚开始除了方向,你还一无所有。现在,你已拥有了七种强有力的力量。
  了解它们,熟练地操练它们,你就能凭着它们威力无边的能量向失败宣战。事实上,只要你掌握了这七种力量,你一定会成功。
  

第五篇  你的个人宣言
  一个人是他全部思想的总和。
  ——格莱恩·布兰德
  在写下你的个人宣言前,请注意以下几点:
  1.这是你生命中最重要的一份文件,你会成为你宣言中描述的那个人!所以你必须谨慎确定你的宣言。祈祷、沉思和亲人朋友交流会有助于你做出个人宣言。
  2.在每天早晨的黄金半小时都读上一遍,它会进入你的潜意识。
  3.你的个人宣言将是你所有目标和计划的依规。它就像是你人生的宪法,是最高准则。
  选择一个安静的时间,一个安静的地点开始!
  你的祈祷:
  
  
  
  
  
  
  
  写下能给你力量的金句、箴言或名人名言:
  
  
  
  
  
  
我的个人宣言
  时间:
  地点:
  我的人生使命:
  
  
  
  我对家庭的承诺:
  
  
  
  我对社会的承诺:
  
  
  
  我的人格宣言:
  
  
  
  我想成为一个什么样的人:
  
  
  
  在我离开这个世界时,我希望留下什么?
  
  
  
  谨在次承诺,尽我一生最大的努力,将造物主给与的才能天赋完全发挥出来,朝着设定的方向前进!
  
  承诺人:        (签名)
  年  月  日
  
  
第六篇  目标与计划设定
  为沧海定出界限,使水不越过他的命令,立定大地的根基。
  ——《箴言》
一、检查你现在的处境
  □  你对自己目前的处境评估
  1.好
  2.一般
  3.差
  4.
  
  □  在精神、财政、教育、娱乐四个领域你哪一方面处境很差?
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