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流金岁月-时间管理艺术-第32章

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新不断地再接再励,不因挫折而退缩,总有一天会成功。

    此外,也有重视中庸、绝不勉强,跟富兰克林的主张不同的时间管理方法。这种管理方法是只要碰上了自己关心的事情,一定得努力埋头苦干,不论花再多的时间也不犹豫,只全神地贯注在事情上。像这样的“时间集中术”,也有实行的必要。虽然周围的人会认为这是个毫无道理、超出常轨的使用时间法,但它却具有相当大的“集中时间效果”。

    东罗马帝国的悠士底亚尼斯大帝,就是这种类型。他因制定悠士底亚尼斯法典而著名。他在位时,武力强盛,文化昌明,称得上是治世。而且声威远扬,分别击破了贝鲁西亚、涅达鲁、东哥德。大帝笃信宗教,人格完美;他体力超群,过着禁欲的生活;他那股强韧的意志力,使这些都成为可能。悠士底亚尼斯大帝,经常绝食两昼夜,以遵从戒律。此外,睡眠时间也是伸缩自如,有时候只睡一个钟头,就起床散步、读书,直到天亮。由于大帝超人般地刻苦自律,因而能够具备音乐家、诗人、哲学家、法律家、神学者的涵养。将以上两种方法并用,将时间加以区别。一方面使时间计划化,另一方面集中性地对大课题、大工作挑战。并用作战方式,将使业绩有惊人的发展,人也将有所成长。

    □应用时间集中的技术

    如果将时间集中化后使用,时间效能和时间效率都会提高。这是个有效的时间管理方法,同时,也是个能够提高个人对时间感受的方法。

    现在,列举四种时间集中比的专门技术供各位管理者参考:

    第一,培养“顺便思考”的习惯,并实践它。“顺便也看看那个”、“到这儿来了,顺便跟他见个面”、“顺便也把这事查一下”,用这种方式来思考,就称做“顺便思考”。这种思考法,可以促进时间集中化。将事情一件一件个别分散处理,做每件事情的时候都重新起个头的方法,效率实在很差。每当管理者因工作的需要,必须到市中心办事时,就会整理出六七件事情,一起处理掉,这也是采用“顺便”的方式。碰到开会,就会在会议前后,到书店去看看书,或看个人画展,到附近的公司找找朋友。一有空闲,就把当时所看所想的写下来。如果这些事都一样一样分开来个别处理的话,光是花在交通上的时间,就不知道要多出多少了。办事情的前后,又浪费掉一些时间,而且还得多花一笔可观的交通费,实在很不划算。

    第二个专门技术是决定出“时间集中日”。不管是工作或者其他计划,都将它们集中在某个特定的日子里完成。这是更进一步运用“顺便思考”,而能更积极更有计划地让时间集中的方法。当你定了一个要与人会面的特定日子,在这一天中,顺便要将所有有关的工作完成,而且完全当做自有时间,确保另外一天能集中全部精力,向最重要的工作挑战。

    第三是将一天中的某几件事,或者其他需要完成的事连贯起来。这一点跟顺便思考不一样,它是一种在计划阶段就妥善安排时间的方法。例如,现在有开会、接待访客和制作文书等三件事情需要完成。首先就将各项事件所需要的时间,以及准备的时间计算出来,然后将它们连续地安排在一起。有时候在安排时间计划表时,会将“对方是否方便”列入考虑。因此,往往会产生许多空闲时间和片段时间。一天中,或者是一个礼拜之内,有很多空闲时间的管理者在安排时间计划表的阶段时一定就有问题,在考虑如何活用空闲时间或片段时间之前,就该先考虑如何安排计划,才不会产生这些空闲时间。在这方面下功夫是非常必要的。

    第四是不要浪费时间去做毫无意义的事情。让事情集中在特定日一次完成。有意义或有价值的事情,当然可以每天持续地做。但是,如果像毫无目的的看电视这类事,或者晚上到外面喝酒等,就没有必要持续进行。最好选定某一天,彻底地大看一场,痛饮一番。各位管理者是否可以采取这种方式呢?相信这种方法可以让每天的日子产生起伏,对活用时间、改变心情、精神健康等也将有助益。

    时间集中化的专门技术,可以应用在各种事情上,就让管理者来想想这两项工作:①新闻记事的裁剪、分类以及粘贴;②印制资料的整理成套、装订以及放入信封中。先说第①项,把一篇报道剪下,然后分类,再贴在剪贴簿上算是完成。完成了一篇后,再去处理第二篇,等第二篇完成,再处理第三篇。。。象这样的做法,效率实在很低。碰到这种事,首先应该将想归集的全部剪下,然后再将它们分类。分完类后,就可以一块儿粘贴了。像这样,将每个步骤,分别集中完成,跟前一种方法比较起来,可节省1/2 到2/3 的时间。第②项的方法也是同样的。如果要整理成套,就先将所有资料整理成套,之后,再做其他的步骤,这才是正确方法。有一位交游甚广的大企业的董事长,每当到了岁末年尾时,便要赶场应酬,一连好几天都疲于奔命。这位董事长想,这种事情一定得解决,他终于想到了好点子。这个点子就是租借饭店的场地,开一个年末晚会,虽然需要增加若干开销,而且几乎大半都得自掏腰包,但这个方法,却可以使所有的人齐聚一堂,他也只需要应酬一次,就全部解决了。这也属于时间集中化的专门技术。时间并非金钱可以买得到的。这样,不是很值得吗?

    □顺着律调提高集中力

    集中力跟时间的律调有很大的关系。顺着律调,思考可以流畅,行动效率也能够提高。顺着律调,头脑和身体都能够集中。这时候人将和时间一体化,密不可分。

    顺着时间的律调,就容易集中精神,时间价值和时间效率也会提高,这样就能够开发时间了。时间和集中之间,存在着如此的相互影响关系。如果将律调破坏了,一定会造成集中困难。美国职业篮球比赛中,有一位超级巨星——乔丹,拥有敏锐的第六感觉,每每事情危急时,便能发挥超乎常人的集中力,化险为夷。一旦他顺着律调来行事,几乎没有人是他的对手。再也没有一个对手,能够让所有的对手那样头痛、束手无策了。无论是谁,在面对乔丹时,总是绞尽脑汁,试图封锁他的跨越,但是,往往都是看到投篮命中的结局。如果能够破坏他的律调,就可以解决问题了。但是,从来没有人想出破坏的方法。不过,天公不负苦心人,这个方法终于被想出来了。这个方法的灵感是从舞蹈的韵律上得来的。这种韵律就是慢、慢、快,或是快、快、慢。如此,封住了乔丹的投篮,破坏了他的律调,使他站在场上时,无法集中,也就没有办法发挥打击力了。

    集中力究竟会带来什么样的影响,从这个例子,就可见一斑,为了能够集中,为了能够有效地使用时间,顺着律调,可说是最重要的事。以工作为例,让自己能够顺着律调的第一步就是,从自己喜欢的事、有兴趣的事、能够保证获得成功的事做起。这样可以顺着律调,产生愉快的情绪。如果能够从事某种程度的机械性工作,单纯地反复地依循固定化的途径,不要多加思考,而且能够迅速地处理,自然可以顺着律调了。这层意义就是说,在自己所有的工作中,有必要确保单纯作业性的工作。如果能顺着律调,集中力便可提高,工作的积极性也能够达到最高水准。在这个时候,就能够将事情做连续性的安排,然后不断地完成它们。由于产生了加速度,工作便会意外地顺利开展。这种形势若将它中断的话,实在是一大损失。

    在进行集中时,有必要考虑到外界环境的干扰,避免其破坏律调,使律调无法保持平衡。因此遇到需做决断时,最好能独处,与外界隔绝,集中精神投入思考中。如果不能与外界隔绝,采用四个方法,也可以收到类似的效果:①每当集中精神时,便在桌上摆“工作中”、“请勿打扰”的牌子;②外来的访客或是电话,一概拒绝,可称说人不在办公室;

    ③利用空着的接待室、会议室、资料室等;④无关紧要的事情,可暂时延缓或者取消。

    □发挥时间分散化效果

    和时间集中化相反的是“时间分散化”的专门技术。时间集中,未必适合每种情况。能够活用时间分散化,有时也会出现令人意想不到的好效果。现可以举出六个例子:①主体过于庞大的事情;②主体数量过多的事情:③向性质互异的主题、工作、作业挑战的事情;④有时间限制的事情;⑤一天或一个星期内,包含了太多片刻时间或休闲时间的事情;⑥适合“习惯化”的事情。

    主题的内容太大,或是个数太多时,即使集中两三天,也无法完成。如果是在特殊的工作场所工作,哪能允许你投入一个星期,甚至十天半个月呢?碰到这种情况,就该分割主题,分配数量,采取一天完成一件的方法。

    再谈到面对性质不同的工作的事情,例如,将印刷资料装订成套,整理、分类、装订、放入信封里头,都是性质各异的工作。像这类工作,采用分散处理的方法也可以,只要稍微有一点时间,就可以拿来利用,一件一件地完成,当然这个事情,将整理成套,用订书机装订等等的步骤,一个一个分开集中来实行,也可提高效率。

    第⑥项适合习惯化的事情,可以从乐器的练习、健康管理等例子来说明。特别是健康管理,并不是一件可以集中在某一天、拼命活动筋骨的事情,不如分散时间,采取一天只做几分钟,但天天都做的运动方式,更能够发挥效果。

    在工作或人际关系上,也有类似的情况。例如学习语言,学习专门技能等等,跟朋友碰面时,会打个招呼;像这类事,根本就不需要花费什么时间,它是一个应该养成的习惯,
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