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提高的建议:要培养管理项目的能力,养成注重细节的习惯,在进行最后决策的时候,要让大家发表各自的看法。
事例:“他们刚才告诉我,由我负责这个搬迁项目。这件事情挺有趣。我已经在考虑如何实施这个项目。我最希望他们能够给我一定的自由度,允许我冒一定的风险。在干上一个项目的时候,他们总是碍手碍脚,使我不能按照自己的意愿工作。这是最让人讨厌的事情。”
复合风格
如果你既是完美型又是仔细型的人,这两种特点,如果你兼而有之,那么在工作中,大家就有可能认为你是“无可挑剔的事务型的人”。你会按照要求的那样,准确彻底地完成自己的工作。
提高的建议:要注重大局,注重如何应对变化。
事例:“他们刚才告诉我,由我负责这项搬迁工作。他们讲我这次的决策应该稍微快一点,在做上一个项目的时候,我收集资料花费的时间就太多了。我自己没有意识到——我认为你首先得有把握才行。上一个项目尽管花费的时间多一点,但是考虑的很周到,完成得也很好。”
如果你是毫无章法型又是创意型的人
这两种特点,如果你兼而有之,那么大家就可能认为你是一个很有魅力和影响力的创业者。你对新的方法和新的事物充满了热情。
提高的建议:注重细节,培养耐心。
事例:“刚才他们告诉我,由我负责这项搬迁工作。他们说我应该让大家都参与进来,同时不要急于触及一些完全陌生的东西。很显然,我的上一个项目不是那么‘符合常规’。嗨,那可叫进步,您说是不是?重要的事情是什么——你做的事情是正确的,还是说只要觉着好就行?”
评估说明
如果你在某一栏中所选的内容达到或超过了6项,而在其他栏中所选的内容只有4项或者更少,这并不能说明你没有后一栏中所描述的特点。实际上,你或许有所有这些类型的特点,只不过,你所选的内容较多的栏中所反映的特点居于主导地位罢了。
提高制定计划的技巧所应该采取的措施
根据以上题目的完成情况以及你对自己的了解,确定2—4个提高自我的目标。评估说明以及“计划技巧一览表”(第一章)为你提供了这方面的技巧。
事例:
提高的目标:我有很明显的创意型的特点,我希望能够培养自己注重细节的能力:
将要采取的措施:安排出一定的时间,仔细研究每一个项目的细节:
将要采取的措施:听听山姆的意见;他一贯注重细节。
将要采取的措施:参加一个有关项目计划的培训班。
提高目标#1:
将要采取的措施:——
将要采取的措施:——
将要采取的措施:——
提高目标#2:
将要采取的措施:——
将要采取的措施:——
将要采取的措施:——
提高目标#3:
将要采取的措施:——
将要采取的措施:——
本章小结
每个人在制定计划的时候、其方法各不相同。制定计划的行为模式有四种主要的类型:完美型、随意型、仔细型以及创意型。有些人综合了这四种风格。你的风格就决定你以什么样的方式对待不同情况和项目。了解自己的制定计划的特点可以帮助你集中精力。为提高自己而努力。
第三章 计划的类型
“机会垂青那些有准备的头脑” ——路易斯·巴斯德
追求“事半功倍”的现实使得你更多地以随机性的,而不是前瞻性的方法处理事情。你就是不愿意花费时间去筹划将来的事情!然而,可喜的是有些方式的计划可以简化你今天的工作管理程序,从而使你更多地为明天做筹划。
比如.计划可以着眼于事业的大的方面的需求(战略性规划),可以着眼于你每日工作的需要(个人计划),或者着眼于某一个特定的项目(单项计划)。除此之外,你还可以通过采用许多业已存在的管理模式,帮助你对你的工作进行长期的管理(长期计划)。
战略性规划
战略性规划往往是长期性的。它涉及到对于工作环境、经济事务、发展趋势以及存在的竞争的分析,战略性规划的目的就在于为公司的发展筹划未来,它可以是总体性的,也可以是部分性的。你应该将自己部门的战略性规划或者你个人的目标建立在公司的总体的战略目标的基础之上,并为了这些目标的实现而制定个人的计划。
计划的类型
长期计划 个人计划:
日计划
战略性计划 周计划
单项计划 月计划
在正常的工作状态下,你首先应该研究公司的或者部门的综合性的计划,然后考虑一下这些因素对于你工作的影响。战略性计划是制定可操作性计划的基础,而可操作性计划则为你们公司或者部门的日常运转提出了一个概括性的要求。可操作性计划往往以长期计划或者单项计划的形式出现。
战略性规划的优势
·为公司提出了一个长远的构想
·确定了总体的方向
·可以将不同的单位或者部门团结在一起,为共同的目标而工作战略性规划的例子
·未来三年的培训规划
·公司的业务发展规划
·州或者当地政府关于城区改造的计划长期计划
长期计划是一个固定的工作程式或者是一系列的工作。它最适用于经常性的重复性工作。比如,如果你按照要求制定了一套关于工作的规定或者程序,你所制定的就是一个长期计划。
长期计划的优势
·极大地简化了重复性很强的工作
·将工作行为标涟化
·给员工提供了一个可以遵循的概括性的工作指南 (这样他们每干一项工作就不必从头做起)
·可以受益于过去的经验
长期计划的例子
·政策和程序
·培训计划
·工作进度
·生产计划
·工作评估体系
·安全规定
·定单进程计划
特定或者单项计划
单项计划是为了某一个单一的目的而制定的一次性的计划。它最适用于特殊的项目。你在单项计划上所花费的时间取决于该项目的特点以及重要性。当你们公司或者部门发生了重要的变化,制定单项计划就是其中的一个环节。
由于它有着独特的情况和因素,所以资料的收集和备用的方案就显得尤其重要。
单项计划的优势
·给一些需要协调的变化确立一个构架,增强可预测性
·针对持定情况或事件制定为顾客服务的行为
·由于资料的收集要符合计划的总体目的或目标,所以单项计划可以保证资料收集的准确性
·帮助工作繁忙的人土重点突出、充满自信地满足工作的要求
单项计划的事例
·预算
·计划的重新调整
·特殊事情的处理程序
·解决难题的计划
·贯彻执行新政策的计划安排(这有可能演变为长期的计划)
·采用新的计算机系统
·大多数的项目
·改进工作程序
个人计划:每日/每周/每月
和项目计划一样,制定个人计划的技巧对于提高你的工作效率有着举足轻重的影响。个人计划指的是你对如何组织你自己的工作所进行的细致周密的思考和采取的行为。换言之,它就是你如何高效地安排和协调自己的日常事务和其他的特殊工作。为了能够做到事半功俏,工作繁忙的人需要具备安排工作并能突出重点的技巧。
有多少忙碌着的人就有多少种制定个人计划的方法!使自己的工作生活井井有条的决窍就在于做符合情理的事情。下面就是安排工作时的“要”和“不要”。
·如果你生性并非一个仔细的人,就不要将自己束缚在一个非常细致而严密的组织体系之内。否则你会遭受挫折,这个体系的作用也可能发挥不出来。
·如果你需要的是更为审慎的方法,请不要用“易事贴”和零碎的纸片来记录你的工作动态。
·要切实找到一种与你的风格相和并能满足你的需求的工作安排体系。有些人认为制定周计划要容易一些。这些周计划要包括与该周的目标相一致的每日要做的事项列表。然而,有些人却喜欢制定包含有每周或者每日事项的月计划。当然,也有一些人根本就不喜欢什么列出要做的事项或者去设立什么目标。
正如前面所讲到的,关键的问题并不在于你以什么方式来安排自己的工作,而在于你的方式对你而言是符合情理的,是和你的个人特点相一致的。请回答下面的问题,以确定自己如何安排工作的方法。
1.我应该关注的时间周期是什么——以项目为基础,还是以月、周、天为基础呢?
2.我还需要什么特殊的安排方式吗?
3.我可以通过什么方法来突出重点?
4.什么样的安排方法最适合我的个人风格——每日的工作安排?日历?还是工作一览表?
5.我如何改变工作安排的习惯,提高工作效率,而不致自乱阵脚。
6.我能够从过去安排工作的经验中获得哪些经验?
7.我是否应该将某些工作交给别人去做?(可以征询你的同事以及上司的意见。或许将某些你并不那么擅长或者无暇顾及的工作交给别人去做,你可以将其余的工作做得更好。)
“计划本身并不是目的;它只是你达到目的的一个手段。” ——斯蒂夫尼·温斯顿 选自《有条不紊的管理者》
“在你每日的工作安排上,应该载明你所要完成的工作任务,这样你就可以时时参照。同时还应该写上你的职责、短期以及长期的目标。