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“管理者了解，当贵重的物品运到而无人在家开门，是一件令人担心的事。因此，只要有可能，管理者很愿意准假而让你回家。但问题是，管理者必须在明日之前交货。倘若管理者无法按约定的时间交货，则将丧失一位大主顾。你是管理者的得力助手。不过，管理者倒有个建议。你何不打电话给家俱店，请他们明天下午再送出家俱？到那时管理者已交了货，而管理者可以给你足够的时间回家处理私事。”
当然，以上的答复可能仍然难以令该部属感到完全满意，但是她的主管至少已采用了最好的方式处理这件事。此种方式具有下列五个好处：第一，他郑重其事地考虑她的要求，而非不加思索地一笔抹煞。第二，他向她表示，他了解家俱的输送对她是多么的重要。第三，他耐心地向她解释，何以不准她告假。第四、他令她知道，她是一位得力的助手，这有助于提高她的士气。第五、他为她提供了解决家俱输送问题的其它可行途径。
误区之三：习惯拖延时间
首先，让管理者描绘一下一种典型的拖延事例。某天清晨，张三于上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。他很准时地于九点整走进办公室。但他并不立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了三十分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于九点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为三十分钟的清理工作不但已获得显然可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，已经十点钟了。这时他略感不自在，因为他已自食诺言。不过，报纸毕竟是精神食粮，也是沟通媒体，身为企业的部门主管怎能不看报，何况上午不看报，下午或晚上则非补看不可。这样一想，他才稍觉心安。于是他正襟危坐地准备埋头工作。就在这个时候，电话声响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了二十分钟的时间才说服对方平息冤气。挂上了电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟是一件颇费心思的工作，若无清醒的脑筋则难以胜任，于是他毫不犹豫地应邀加入，就在那儿言不及义地聊了一阵。回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。可是，一看表，乖乖，已经十点三刻！距离十一点的部门联席会议只剩下十五分钟。他想：反正这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆把草拟预算的工作留待明天算了。
许多管理者都因无法免于张三那样的拖延恶习，以致到头来一事无成。
在探讨如何对抗拖延作风之前，先介绍时间管理学者杰克？弗纳所设计的一份“拖延商数测验”以供你作自我评核。
拖延商数测验
请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：
（1）为了避免对棘手的难题采取行动，管理者于是寻找理由和寻找借口。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（3）管理者采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（4）管理者遭遇太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，管理者避免直截了当的答复。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（6）管理者对重要的行动计划的追踪工作不予理会。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（8）管理者将重要的工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（9）管理者过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制时），以致无法处理所面对的困难任务。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
（10）在着手处理一件艰难的任务之前，管理者喜欢清除桌上每一个物件。
A。极表同意；B。略表同意；C。略表不同意；D。极表不同意。
评分标准：
每一个“极表同意”给予4分；每一个“略表同意”给予3分；每一个“略表不同意”给予2分；每一个“极表不同意”给予1分。
请按以上评分标准计算你的测验成绩。
杰克？弗纳对测验结果
哈佛管理技能培训教程 （第八单元第二章）
作者：哈佛商学院 来源：哈佛商学院
（2006…02…14 18：19：52）
哈佛管理技能培训教程：第八单元 哈佛经理时间管理 第二章 哈佛经理时间管理通则
第二章 哈佛经理时间管理通则
办公促效法
促效法
1。将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来
最近的办公自动化设备，大多具备便捷的功能，复印机自动送稿（ADF），即为功能之
因此，不必再费事地一张张换稿，一次次按键。即使不在一旁看着，也无所谓，可以大大
的节省人力与时间。
可是，这种精心设计出来的功能，却出人意料的并未受到广泛的应用。其原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如，在公司内部报表文件上经常可以发现，文章是用文书处理机打在A4的纸上，而图表资料纸是B4大小。即使只有一张大小不一，自动送稿功能（ADF）的威力，也要大大减小了，因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小，不只是复印上，在各方面都将大大提高效率。
2。单面使用活页纸
从学生时代起，我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然，有时也会使用一般的笔记本。不过，从讲究效率的观点来说，活页纸是最佳选择，而且最好只使用活页纸的单面。
或许，这样会令人觉得太浪费，但是以单面使用每一张只记一个项目，即使随着思路起伏随手记下，事后还是能分门别类自由地调整页码，使笔记更加清楚易读。也就是说，必要的时候活页纸可以插换。此外复印时只单面使用，可以免去一张张翻页的麻烦，得以顺利的进行作业。
3。把书架上大套书籍书背向下排置
百科全书类的大套书籍，可以称之为知识的宝库，平常应经常翻阅利用才是。事实上，这类书籍往往被束之高阁，无人问津。
把大套书籍排上书架时，都要书背向下排置。大套书籍所以被人敬而远之的原因之一，在于难以放在普通的书架上。只要向下排置，就可以解决这个困扰。把书背向下排置时，令书底朝外并在上面写上书名，这么一来就可以随手抽取查阅，不会再有笨重、不便的感觉了。
4。利用百科全书的硬纸盒来收藏，可收一举两得之效
把百科全书排上书架时，应该一定先把硬纸盒取下来，让它“赤裸裸”地排在书架上，其理由是，事先取下硬纸盒，需要时，即可迅速的抽取查阅所需资料。而且取下的硬纸盒另有妙用。
百科全书或全集之类的大套书，一套都有数十册之多，利用这些硬纸盒做“整理盒”，分门别类地收藏明信片、书信等信件资料，实在非常方便，盒子的容量又多，大小又适合放置书信、明信片，所以，按类别或用途分别收藏是最理想不过了。以后检索找寻，自是“手到擒来”。
5。将经常使用的工作用语记号化、简略化
在处理的事务过程中，只要在访客的名片上，简单地写上“人、住、印、档”，然后交给秘书，她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入名片簿存档。像这样将经济使用的工作用语记号化、简略化，在交待工作的时候，可以不必在口头上一一指示或写字条提醒要点，得以省去不少麻烦。
不只是一般的事务工作，连书信中经常使用的客套话也可加以简略化。例如“悉”表示“来函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺！”等等，如此即可大大的提高拟稿的速度，很快就可以交给秘书去打字。
6。将重要的剪贴资料印成B5大小
很多人都有剪贴报纸、杂志的习惯，不过，如果以此来整理应用资料，未必是提高效率的方法。
例如，把资料贴在剪贴簿上或收集在信封中，在检索的阶段上，这种办法相当不便。 在管理者办公室中，剪下的报纸、杂志文章一律要复印，而且利用复印机放大缩小的功能，全部统一成B5大小，这么一来，不但日后容易整理，而且检索工作也会更为轻松愉快。
7。在活页纸的两侧打孔
我们习惯在活页纸的两侧打上二十六个孔，因为想同时对照两种资料时，�