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预订房间、检查坐位数量，确保空调打开，运转正常。
准备好每次会议的议程。
宣布会议开始。
会议期间做好记录。
准备和分发开始时需要的分发物。
会议结束的时候总结小组的进程。
如果有指定的领导人，她或他可以完成这些事情，也可以分派小组的一个或几个成员来做这些事情。否则，小组的成员必须想出办法来分担程序性的工作。
任务需求
任务需求超越程序需求，是促使团体完成正在进行的特定任务所必需的实质性行动。包括：
分析小组面临的议题。
把工作任务分配给小组成员。
收集信息。
征求小组其他成员的意见。
防止小组讨论离题。
消除不受欢迎的想法。
建立评判最佳方案的标准。
帮助小组在最终建议上达成一致意见。
大多数成员会帮助小组满足其需求。如果某些任务需求没有得到足够的满足，就需要有领导出面了。比如下例：
一组大学生想办法解决校园泊车问题。这个小组开了几次会议，大多数任务需求已经得到满足。小组成员成功征集了学生意见，与校方讨论了不同的解决办法，并考虑到了各种解决办法的利弊。但是，小组当中的一名成员彼拉注意到，还有两件事情没有引起足够注意：没有人调查新停车场潜在的筹资渠道，也没有人研究过新建停车场所带来的环境影响。因此，彼拉暂时承担起领导责任，为这个小组满足任务需求。她指出，这两个方面被忽视了，并推荐说，小组应就此进行进一步的讨论。
有效的领导人——不管是永久性的还是临时的——对小组的任务需求有现实的考虑，也知道如何满足这样的需求。
维持需求
维持需求涉及小组成员之间的个人关系。所包括的因素有：
成员之间彼此关系如何。
成员对小组的贡献意愿。
成员之间是否彼此支持。
小组成员对小组成就是否满意。
小组成员对其在小组中的作用是否感觉良好。
如果人际间的问题影响到讨论，小组协力形成决定的时候就会出现困难。这是需要有效领导出面的另一个重要领域。领导可以做很多事情，在小组中形成并保持彼此支持的交流。领导人可以帮助成员处理冲突，可以调和意见分歧，可以减少个人之间的紧张，可以鼓励所有成员的参与，可以注意到个人的感情，还可以鼓励小组内部的团体，因此可以帮助实现小组的目标。
P458图文
小组要有高效的领导才能实现其目标。小组还需要各成员全身心投入，彼此之间能够进行很好的交流。
十一、在小团体中的演讲小团体中的责任（1）
小团体中的责任
一个小组的任何一名成员都要承担起一定的责任，这些责任可分为五大类：1）让自己对小组的目标负起责任来；2）完成分配给自己的任务；3）避免个人间的冲突；4）鼓励全力参与；5）让讨论保持在轨道上。这里面的有些责任涉及领导作用，但所有五项责任都是重要的，每一个参与人都应该拿它们当作个人的职责，不管是不是这个小组的领导。我们来仔细看看这各项责任。
要对自己所属的团体的目标负责
一个小组若希望成功，各个成员必须使自己的个人目标服从小组的目标。这听起来是想当然的道理，但是，事情并不总是那么容易做到的。你跟其他同学一起完成一项课堂任务时，小组的目标——多半也是各个成员的目标——是得到好成绩，这应该确保各成员对小组有积极的态度。这里面有强大的刺激力量，鼓励各成员合力完成这项任务。
当一个或几个成员的个人目标与小组目标发生冲突时，问题就会出现。下面就有一个例子：
艾琳·麦斯纳是一个教会委员会的成员，这个委员会准备为教区的救贫厨房购买一些新厨具。因为预算太紧，该委员会的目标是要以最低价格买到最好的设备。艾琳的女婿是一家贵重厨房用品公司的销售员，这个委员会的其他成员并不认识他。她私下里想，如果设法让委员会偏向这家公司，她女婿就有可能得到一大笔佣金。艾琳并没有把这个事实向委员会说明，反过来，她坚持认为，质量而不是价格才是购买行为中的决定因素。这个小组最后没有达成一致意见，因为她坚持不放弃自己的私人目的。
这是一个极端的例子，但是，还有更微妙一些的私人目标，如下所示：
杰夫和拉雪尔都是一个小组的成员，而且他希望与拉雪尔保持良好的关系。为了给她留下好印象，她说任何事情他都照办，不管自己是否同意她的观点。因此，杰夫表达出来的观点并非其实际的想法。简短地说，杰夫在小组的会议上有自己隐蔽的目标。这个小组的目标是要解决问题，但杰夫的目的却是要与拉雪尔约会。
小组成员可能各怀自己的小九九。有的人可能有严重的私心问题，比如学习成绩下降，与朋友不和，家里有事，或者干脆一整天都过得不开心。另有一个人是与本小组有利害冲突的别的某个小组的成员。再有人也许因为个人权利而希望利用这个小组，而不管这个小组到底有什么样的任务要完成。
请记住，一个小组的成员所做的事情，会影响到其他的成员。我们不应该牺牲小组利益和目标来满足自己的利益，也不应该拿这个小组作为满足自大心理需求的工具。应该注意隐藏的目的，不管是你自己的目的还是别人的目的，而且应该抱着积极的心态加入小组。一个小组若要有效发挥作用，所有成员都必须服务小组的利益，而且必须精诚合作以达集体目标。
完成分配给自己的任务
前面提到，小组方法的优势之一是，它可使一个小组的各项任务分摊到各小组成员身上。需要做的工作也许涉及收集信息，做好会议安排，研究小组任务的某个特别的层面，做会议记录等。除非每个成员都能完成各自的任务，否则，这个团体的整体项目也许无法成功，下面就有一个例子：
多年以前，一个学生小组决定，他们将为当地一家医院的儿童病房送去一些复活节花篮，作为班级的一项活动。这个活动项目得到大家同意后，各自的任务也安排好了。纳维德负责与医院管理方联系。柯琳负责为所需要的供应品筹集资金的事情。杰茜负责装饰鸡蛋的小组工作。华新负责购买花篮和巧克力饼。约什安排去医院的交通。
大家都完成了自己的事情，但约什的事情没有做好，因为他正忙着学期论文的事情。他请一位朋友去拿公汽时间表，假定事情会很顺利的。到了复活节的早晨，小组在汽车站集合，把大批复活节花篮抬到那里等。他们等了又等。一个小时后，约什打电话问汽车公司，结果发现那条线上的公汽在节假日不运行。等约什做好其他安排，最后把大家送去医院时，探视时间已经过了，小组无法进入医院。
不管别的任务是什么样的，所有成员都必须有一个关键的任务——认真听。如果讲话的人所说的话你没有听清楚，或者如果你一门心思在考虑自己准备去做的事情，小组就无法取得很大进展。
要认真听明白，这对小组交流非常重要。首先，倾听有助于你明白小组正在进行的事情。在小组当中，跟在公众演讲当中不一样，人们可以让讲话的人停下来，请他把自己没有弄明白的任何事情解释清楚。其次，倾听帮助你评估一个演讲人相对于你自己的立场有哪些好处。第三，倾听为演讲人提供支持，帮助小组确立讨论时的积极气氛。在小组讨论当中，就如同在其他的情形当中一样，倾听对于有效的交流非常重要。
十一、在小团体中的演讲小团体中的责任（2）
避免人际冲突
如果一个小组是由机器人构成的，那就不存在个人间的冲突问题。但是，小组都是由人构成的，而人有好恶之分，人有敌意和偏见，有很大的性格差别。小组方法中最重要的一项任务，是要把意见的不同保持在任务水平上，而不能变成个人之间的冲突。
假定你不同意另一个小组成员的意见。个人层面上的差别听起来可能是这样的：“这是我听到的最愚蠢的想法！你知道这么做要花多少钱吗？”但是，如果是在任务层面上，意见的不同是针对一个想法，而不是针对某个人的：“这个主意本来不错，但是，我担心钱可能不够。”
如果听任意见分歧演变成个人间的冲突，有些成员也许就开始把小组看成某种雄辩社。他们可能不会把精力放在任务上，反过来却要去别的参与者一较高低，为自己辩护，希望多拿分，因此随意批驳别人的观点。别的成员，尤其是胆小害羞，不敢发表意见的成员，会想办法退出口角之争，也不想参与小组的其他活动了。
不管是哪一种小组，个人之间的敌意会让每个人都感觉没意思，从而有害于小组的表现。每个人都必须承担起领导责任，使小组讨论回到相关的议题上来。我们假定一个小组正在考虑在学校食堂增加一个素食部的事情。大致情形如下：
米格尔：在食堂里设一个素食部在我看来又费钱又浪费地方和时间。现在，菜谱上已经有很多素�