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第四章 方法要有实效沟通有讲究
8沟通有讲究 如果没有一个与员工良好的沟通渠道，企业就失去了发展的活力。 ——比尔·盖茨 比尔·盖茨认为：如果企业与员工没有建立起一个良好的沟通渠道，那么这个企业的前途将让人十分担忧。 摩托罗拉之所以能发展到今天，是与注重企业文化的建设分不开。在某个时候会放弃一些业务，但他们从不放弃凝聚全球的员工，在沟通上做得非常好，令员工感到彼此之间像朋友。公司总裁每周都会发一封信给员工，把他这一周会见的客户告诉我们，其中包括他这周带孩子去钓鱼这样的事；信中还一再提出希望员工关心家庭等等。他把自身的经验写给员工，他不是以高高在上的口气与员工对话，他也是一个普通的人。有些美国企业家创业后就不再干活了，高尔文家族也可以这样，但他们热爱这个企业，他们希望作为全球性6V领导人去很好地推动工作。为了推动“肯定个人尊严”的活动，他们每季度都要问员工6个问题： 1．你觉得自己的工作有没有意义？你的工作是否让客户满意？ 2．你在工作中是否了解成功的因素，包括自己的定位等？ 3．有没有得到培训？ 4．你有没有职业发展目标？ 5．上级或下级对你是否有反馈，你从中有没有收获？ 6．工作环境中是否有其他的因素阻碍你的上升发展，如男女平等、宗教信仰等。 这6个问题可以体现出摩托罗拉内部强烈的沟通，而且这种沟通会让你感到公司为员工做了很多，作为一个员工应该去回报，而不是说来打工，应该说这是生活的一部分。 比尔·盖茨说：“很多雇员自愿离职的原因并非激励机制的不妥或个人发展的机会有限，大多数员工离开公司是因为另外一个原因：和老板不能保持满意的关系。员工的职位如果得到了晋升，他们会很高兴，但这种机会对他们来说并不多。员工留在公司时间的长短很大程度上取决于他和经理的关系好坏。员工不是离开公司，他们是离开原来的老板。一个灵活、有魅力、善于观察与倾听的经理具有良好的人际关系，可以吸引他的员工不愿离去。” 对于一个公司内部而言，通畅的信息流动渠道也是促进沟通的积极因素之一。在获取信息的有效方式上有多种选择，工作报告、项目总结、团队活动、专门的布告栏都能促进信息流通，信息从一个人传递到另一个人，从一个部门传递到另一个部门，其主旨是为了要求每个人强调投入一定的时间和精力以保证知道彼此在进行的工作。在信息传递过程中，要特别注意向相关边缘的工作人员的信息传达，通过彼此的解释，达到真正的理解。 大部分的公司都进行了局域网的建设，先进的网络资源为公司间的沟通提供了更为便利优越的条件。试想一下，你有一个好的想法，组织专门的讨论会可能会非常繁琐，要找到相关人员，还要定一个大家有空的时间，但如果你换一种信息交流的方式，在公司BBS上发布一个帖子，让大家对你的想法进行公开的讨论，可能会取得更好的效果。如果你对你的上司有小小的建议或是申诉一下自己的委屈，那么E…mail的快捷与隐秘可以帮助你更好地达到自己的目的，起码可以给上司留个面子。当然，如果你是经理，对于员工工作的不到位，用E…mail进行提醒也会起到很好的效果，不信就试试看。 在公司的日常工作中，大大小小的会议可以说是无处不在，大多数的会议都是就某项工作进行的，而专门解决公司沟通问题的会议往往被大家所忽视。每个员工都有参与意识，即使对非本职工作的公司事务，也都有自己的意见或想法，提供一个机会，让大家去互相了解，对于公司的内部建设会起到事半功倍的效果。每个人都会觉得自己是公司的主人，大大激发了员工的归属感与自豪感。这样的会议可以定期举行，半年、一个月或者两个星期一次，你可以自由选择；空间上也不必像工作会议那样正式，可以选择室外或俱乐部进行，但我们要强调的是，这样的会议绝对是必不可少的。 在公司上下级的交流中，国内的许多公司都设立了专门的所谓“接待日”。但仅仅是固定时间的比如一周一次的接待日是远远不够的。我们建议经理们应随时允许员工打开你的门，进行非业务的交流。有的经理觉得这样会浪费很多时间，其实不然。每个员工在进入到经理办公室之前都已考虑再三，选择这样的解决渠道其实是最简捷有效的，因为这些问题都是其他部门解决不了的。直接的绿色通道避免了不必要的繁琐，而且表现出经理真诚的一面，而这种真诚得到的回报其实也是同样的真诚。真诚的交流，对公司是无价的。 如果员工不太习惯走进你的办公室或对此产生畏惧，那么，你只有走进他们中间，走到员工工作的地方，并在员工工作的时候与之沟通。打破那种过于正式的氛围，让团队成员与你交谈感觉更舒适，你应仔细倾听他们的话，对他们提出的问题立即做出必要的反应。记住，你的表现越认真，积极的影响就越突出。惠普公司的“巡游式”管理方法正是满足了这种需要，才变得如此有效。 一个聪明的领导，应该懂得如何创造出员工交流的机会，而不只是被动地等待。一起吃饭是一个好主意，尤其在中国的传统文化中，饭桌上的交流可能是最推心置腹的。当然，即使是一起吃饭，形式也可以多样，和团队，还是和个人；工作餐，还是正式的晚餐；在公司内，还是在公司外，都可以根据情况的不同进行选择。有的公司每隔一段时间就举行一次全体人员的早餐会，在公司中以自助的形式举行，几个人围在一起，没有级别的束缚，显得其乐融融。相比较来讲，工作午餐是简便的，晚餐则要正式一些。 联想的领军人物杨元庆的工作午餐就很有特色，与员工共进，拉近了彼此的距离。除了吃饭以外，还有许多其他的活动，根据公司的不同情况，交流机会也不同，但只要你肯寻找，总能找出适合你们公司的方式。 很多经理总是以没有时间来为自己省略了与员工的交流找理由，但实际上，他们根本不懂得怎样去“倾听”。在彼此的沟通中，倾听是最主要的交流技能。如果你真正用心地倾听了别人的诉说，他会对你感激不已。倾听的技巧有很多，这都需要你在日常的交流中慢慢养成。 集中你的精力，排除可能的干扰因素，关上办公室的房门可以消除大部分噪音的干扰，请你的秘书来接听电话，以集中你的注意力，请一定一定——专注地听他把话讲完。请面对你交谈的对象，这不仅表示你给予了谈话者完全的注意力，使得谈话者更自信，感觉舒适，还可以使你在倾听的时候看清楚谈话者表情的变化。 在倾听的过程中，注意谈话者说话的语调、音量以及沟通的强度，既要听出内容，又要听出所表达出的情感。要透过表面的语言听出谈话者的意思和意图。有时候，感情比实际的话语更富有意义。 在谈话结束之前，或者在你完全理解了谈话者的意图之前，不要回答问题，因为当你思考着怎样措辞时就不太容易听清别人正在传达的信息，而且，这样做有的时候会显示出你的不耐烦。听过了谈话者的叙述，请不要着急下结论，你还要确定一下自己是否真正掌握了谈话者的意图。一般来讲，可以用这样的话开头，“如果我理解正确的话，你的意思是……”，等等。在倾听的时候，如果没有把握，不要随便地进行幽默的调侃。要知道，你倾听的是一件非常严肃的事，它需要你用心去体会。 自由的沟通与交流可能会被某些人所利用，不知不觉地，公司中